Le Japon est à la recherche de produits et services de qualité, innovants, voire uniques. Les caractéristiques industrielles du Japon sont similaires à celles que l’on trouve en Belgique. Les secteurs porteurs sont l’automobile, les sciences du vivant, la chimie et les nouveaux matériaux, l’ingénierie mécanique, les énergies propres et l’environnement.

La préparation commerciale L’organisation de votre séjour Astuces pour briser la glace et décoder les réunions au Japon Le suivi des relations L’engagement (crédibilité et sincérité)

La ponctualité

Est-il indispensable que la ponctualité est votre meilleure alliée au Japon? Elle est comprise comme une marque élémentaire de courtoisie, de respect, et de capacité de gestion. Il est même conseillé d’arriver avec quelques minutes d’avance. Si un imprévu vous empêche d’arriver à temps à une rencontre, prévenez le plus rapidement possible vos interlocuteurs japonais et tentez d’estimer votre retard.

Cette ponctualité doit également apparaître dans la tenue de votre agenda de discussion. Si vous avez prévu une heure de réunion, tâchez de vous y tenir et de ne pas déborder.

Les codes vestimentaires

Au Japon, les codes vestimentaire sont dirigés par l’occasion. L’environnement professionnel est formel. Au Japon, on accorde beaucoup d’importance aux apparences. Vous n’aurez donc qu’une seule chance de faire une première bonne impression. Le port du costume (cravate) et du tailleur est indispensable. Par la suite, au fur et à mesure de l’évolution de vos contacts, vous pourrez envisager d’adopter une tenue plus décontractée.

En été, les codes vestimentaires sont sensiblement plus décontractés. Cela signifie que vous pourrez ne pas porter de cravate, et arborer des chemises àcourtes manches, messieurs.

Les cartes de visite

Les cartes de visite sont vitales au Japon parce que c’est leur échange qui va

-      - permettre à votre interlocuteur de se positionner dans la hiérarchie par rapport à vous ;

-      vous permettre de comprendre qui sont vont interlocuteurs et quelle est la hiérachie entre eux ;

-      briser la glace.

Les usages veulent que ce soit vous qui présentiez votre carte en premier lieu (vous êtes en position demanderesse) et, le nec plus ultra, lorsque vous donnez votre carte, glissez-la carte en dessous de celle de votre interlocuteur.

Les cartes de visite se donnent à deux mains et surtout, ne les jetez jamais au dessus de la table.

Lorsque vous recevrez celle de votre interlocuteur, prenez le temps de lire son nom, son titre et le nom de son service en tenant sa carte de vos deux mains. Déposez les cartes sur la table en face de vous durant la réunion et ne les rangez qu’à la fin, de préférence dans un porte-cartes ou un portefeuille. Comme les Japonais accordent une grande importance aux apparence, manquer de respect à sa carte équivaudrait à les offenser directement.

Si tout cela vous semble complexe, le plus simple est d’observer vos interlocuteurs et de les imiter.

Le déroulement des réunions

Les réunions suivent souvent un protocole tacite.

Les réunions débuteront toujours par une discussion creuse qui portera le plus souvent sur le climat, votre séjour au Japon. Cette discussion a pour seul but de mettre tout le monde à l’aise avant d’entrer dans le vif du sujet.

Vous aurez alors l’occasion de vous présenter et de distribuer la documentation que vous avez prévue. En début d'entretien, il est souvent utile de présenter à nouveau votre fonction, votre société et l'objet de votre mission. 

Suite à cela, vos interlocuteurs se présenteront. Prenez le temps de les écouter activement et n’hésitez pas à leur poser une ou l’autre question sur leurs intérêts.

C’est après ce round de présentations que vous présenterez vos produits ou services à vos hôtes et que vous pourrez en discuter.

Il est utile de prendre note et de reformuler tout ce qui va être dit (vous verrez que les Japonais se livrent assez souvent à cet exercice) car l’écoute active est un élément d’appréciation important et un gage de sérieux. Ile st tout aussi utile de fixer en fin de réunion un suivi concret (je vous envoie ceci, vous me contactez endéans 10 jours …).

L’entretien se termine réellement quand vous remettrez un petit cadeau à votre hôte le plus haut dans la hiérarchie. L’idéal est d’offrir un cadeau qui pourra être partagé par tous. Il est cependant important de ne pas trop en vanter les mérites : les Japonais pour leur part s’excuseront toujours d’offrir "une chose très insignifiante". Il est préférable que les cadeaux soient enveloppés de papier-cadeau.  Il ne faut pas ouvrir les cadeaux devant les Japonais, sauf s’ils vous le demandent expressément.

Deux particularités du Japon à souligner:

1.    L’approche au Japon n’est pas cartésienne. Souvent, dès la première réunion, vos hôtes vous poseront de nombreuses questions de détails. Ceci n’est pas nécessairement une preuve d’intérêt pour votre produit. Il s’agit d’une manière différente d’aborder les choses, et d’une curiosité courtoise à votre égard.

2.    Durant la réunion, vos interlocuteurs ne vont jamais vous contredire. Ils vous écouteront en approuvant. Mais cela est le signe qu’ils ont compris ce qui vient d’être dit et n’a aucun lien avec le fait qu’ils soient d’accord ou intéressés. Si vous quittez la réunion sans agenda précis pour le suivi, c’est probablement que vous n’aurez pas éveillé l’interêt de vos prospects. Un agenda concret de suivi est par contre le signe est par contre le signe d’un intérêt pour votre produit ou service. Ce fait sera cependant confirmé ultérieurement après que vos hôtes en aient discuté et pris une décision consensuelle sur le sujet.

Il est possible, dans le cas d'un très bon contact, que l’entretien se poursuive en dehors du bureau.  Ces occasions informelles sont le meilleur moment pour faire connaissance bien-sûr et pour collecter des informations et opinions qui ne seront jamais émises pendant la réunion.

Le fait de vous inviter dans un restaurant traditionnel japonais est sans doute le meilleur gage de l’estime qu'ils vous portent et de leur intérêt pour vos produits.  C'est dans cette ambiance plus décontractée que vos interlocuteurs se laisseront aller à exprimer un peu plus leur propre avis.  La soirée pourra se prolonger un peu dans un bar ou un Karaoke, mais il est vraisemblable que vous soyez raccompagné à votre hôtel avant minuit.  

N’oubliez rien de ce qui se dit, de ce que vous avez promis durant ces moments informels.

Dès votre retour, et même si votre entretien ne vous a pas paru positif, il est important de reprendre contact (par lettre ou fax) avec les personnes que vous avez rencontrées, pour les remercier de leur accueil, mais aussi pour apporter quelques précisions, réponses, échantillons ou documentations que vous n’aviez pas pu leur donner lors de votre séjour au Japon.

Les relations avec une entreprise japonaise s’entendent sur le long terme.  Ainsi, il est important de toujours les entretenir, notamment par l’envoi de cartes de voeux, communiqués de presse, etc...  tenant vos clients informés par exemple de tel ou tel changement de personne au sein de votre entreprise, de la sortie d’un nouveau produit, d’une nouvelle collection, même si vous n’avez pas un volume d’affaires conséquent.  Il s’agit en effet de petites attentions auxquelles les Japonais sont sensibles, et ils se souviendront de vous lorsqu’ils rechercheront le type de produits que vous présentez.

Tenez vos promesses : « chose promise, chose due ».  Ainsi, par exemple, respectez les délais de livraison.  Ne vous engagez jamais à fournir des données à votre interlocuteur si vous n’êtes pas certain de pouvoir honorer votre promesse.

Dans la mesure du possible, restez toujours flexibles afin d'accepter les modifications de vos produits : les changements apportés à la demande de votre importateur permettront de répondre aux besoins du marché japonais de manière plus fine et précise.

Le monde des affaires est basé sur les relations et la confiance que l’on construit progressivement. Cela nécessite du temps et des investissements et aussi une grande sincérité. En retour, on gagne une relation loyale et fidèle sur le long terme. Les Japonais ne sont pas méfiants à priori. Ils vous donneront leur confiance mais il conviendra de leur prouver qu’ils ont eut raison. Ne les laisser pas tomber. Le kit de base pour réussir:

 1.     tenez vos promesses, aussi petites soient-elles. Inversement, ne pas promettez pas quelque chose que l’on ne pourrez pas honorer.

2.     Si vous avez un retard, un pépin, informez-en immédiatement votre contact. Les Japonais n’aiment pas les justifications et les excuses inutiles. Si vous avez un soucis, constatez-le, dites que vous êtes désolé et présentez les mesures que vous mettez en place pour parer au plus urgent, pour répondre à ses souhaits. 

3.     N’ayez pas peur de dire «non» (avec les formes) si vous pensez ne pas pouvoir répondre à une demande. Ce «non» conférera une valeur supplémentaire à votre «oui». Vous pouvez aussi poser des conditions à votre acceptation.