La réglementation locale impose aux entreprises cubaines d’obtenir, préalablement à toute signature de contrat, une documentation de base sur leur partenaire commercial, comportant: 

1. l’acte de constitution de la compagnie
2. le Pouvoir du représentant (et accord de désignation des principaux directeurs, s’ils ne sont pas mentionnés dans l’acte de Constitution
3. le registre commercial (Chambre de Commerce) récent (max. 3 mois)
4. une lettre de garantie de la banque attestant de la santé financière de l’entreprise. 

Les documents originaux belges doivent être légalisés auprès du service de légalisation du Ministère des Affaires Etrangères en Belgique puis traduits en espagnol (traducteur assermenté) et légalisés auprès du Consulat cubain à Bruxelles. 

Par ailleurs, des comités de produits, sous la tutelle du MINCEX, notamment pour le bois, les viandes et les métaux, rassemblent périodiquement les acheteurs de toutes les entreprises importatrices. Si un contrat n’est manifestement pas dans la fourchette des conditions prix/financement obtenues par l’ensemble, il doit être renégocié.

Seules les entités cubaines autorisées à l’activité d’importation peuvent déposer une demande d’enregistrement sanitaire pour les produits importés. 

Les normes sanitaires en vigueur permettent des contrôles rigoureux, mais plutôt destinés à prévenir l’île d’une contamination extérieure (accidentelle ou criminelle) ou à vérifier la qualité des produits, qu’à constituer une entrave à l’importation. 

La Direction d’enregistrement, du contrôle et de la qualité sanitaire de l’Institut de la nutrition et l’hygiène des aliments (INHA) sous la tutelle du Ministère de la Santé Publique (MINSAP) approuve les autorisations pour l’enregistrement sanitaire des produits alimentaires, matières premières, aditifs, équipements et tout produit en contact avec des aliments, ainsi que pour d’autres produits importés ou produits localement, qui seront destinés à la commercialisation et à la vente. 

Cet enregistrement est postérieur dans la procédure, à l’obtention des permis sanitaires plus spécifiques selon la nature du produit, auprès de: l’Institut de Médicine Vétérinaire : IMV, du Centre National d’Hygiène Végétale: CNSV, du Centre de contrôle étatique de la qualité des médicaments (CECMED) et du Ministère de la science, la technologie et l’environnement CITMA.

• une facture commerciale (en Euros ou USD), déclarant les composants de la valeur (valeur de la marchandise selon l’INCOTERM utilisé, le fret et le coût de l’assurance) ;
  
• un certificat d’origine pour bénéficier de la clause de la nation la plus favorisée, ou des tarifs préférentiels selon les accords en vigueur ;
  
• une Lettre de transport (LTA, connaissement maritime) ;
  
• d’autres certificats selon la nature du produit ;
  
•  la police d’assurance déclarant comme bénéficiaire l’entité importatrice, dans les cas des termes concernés des INCOTERMS.