La prise de rendez-vous  

Il est nécessaire de prendre rendez-vous à l’avance et il convient d’éviter certaines périodes de l’année si l’on souhaite rentabiliser un déplacement : la période de vacances entre la mi-juillet et la mi-août, la période de fin septembre à début octobre (rythmée par des fêtes nationales), et la période de Noël où il est plus difficile de rencontrer des interlocuteurs, même si les Coréens prennent encore peu de vacances.

Les meilleurs créneaux de rendez-vous sont 10 h-12 h et 14 h-16 h. La ponctualité est de rigueur. En cas de retard, le visiteur doit immédiatement prévenir ses interlocuteurs. Pour gérer son emploi du temps, il est recommandé de s’équiper d’un téléphone portable aux normes coréennes. Par ailleurs, les encombrements étant fréquents à Séoul, le risque de retard est élevé.

 

Le premier face-à-face

 

Traditionnellement, les Coréens se saluent entre eux en inclinant le buste, plus ou moins profondément selon le respect que l’on souhaite montrer. Ils peuvent aussi se serrer la main. On ne serre généralement pas la main d’une Coréenne, sauf si celle-ci en prend l’initiative. Le premier contact débute par l’échange des cartes de visite qui précède la poignée de main. Les cartes de visite devront être données et reçues avec la main droite ou mieux avec les deux mains mais jamais avec la main gauche. De manière générale, la plupart des gens utilisent rarement une seule main et la main gauche, paume ouverte, accompagne souvent l’avant-bras droit. Il est recommandé de lire attentivement les cartes qui sont remises et de les conserver devant soi pendant l’entretien. Les cartes sont généralement rédigées en anglais au recto et en coréen au verso. Le titre mentionné sur la carte est de première importance et doit correspondre à une position hiérarchique similaire dans une structure coréenne. La plupart des Coréens ont un nom de famille monosyllabique et un prénom bi-syllabique placé après le nom. Les noms de famille très répandus sont KIM, PARK et LEE. Quand l’on s’adresse à un coréen dans le cadre professionnel, seul son nom de famille doit être utilisé, précédé s’il y a lieu du titre : Dr. KIM ou M. le Directeur PARK, par exemple. Le titre « chairman » est généralement employé pour les patrons d’entreprise, suivi du nom de famille.

 

L’interprète franco-coréen, un choix sécurisant

 

Le recours à un interprète, parfois indispensable, est un choix sécurisant avec les personnes que l’on ne connaît pas. Il est préférable de passer directement du français au coréen plutôt que par l’intermédiaire de l’anglais pour éviter les malentendus. Par ailleurs, il est important de préparer l’entretien à l’avance avec l’interprète. Il n’y a pas de difficulté à trouver en Corée des interprètes coréen-français de qualité. Dans le cas où l’entretien se déroule en anglais, il convient de parler simplement et clairement, et de s’assurer régulièrement que tout ce qui a été dit est bien compris de ses interlocuteurs. Les services d’un interprète sont très utiles, surtout en cas de présence sur une foire.  L’Awex à Séoul peut se charger de vous assister dans le recrutement d’un interprète.  Le budget minimum est de 120 euros par jours pour une interprétation anglais/coréen, et 150 euros pour une interprétation français/coréen.

 

La négociation : ne pas perdre la face et ne pas faire perdre la face

 

Avant d’entamer une négociation, il est utile d’être présenté par un intermédiaire que l’interlocuteur coréen respecte. L’intermédiaire est chargé de présenter la société française, ses succès passés, ses références.

 

Le négociateur doit être attentif au comportement de son interlocuteur coréen, rester patient mais ferme, en sachant parfois faire preuve de souplesse. Les Coréens accordent une importance primordiale à la cordialité des rapports entre partenaires. La discussion peut être néanmoins vive, les Coréens reconnaissant eux-mêmes être assez émotifs et parfois rugueux dans le contact. Le partenaire étranger doit prendre garde à ne pas mettre son partenaire coréen dans l’embarras, surtout vis-à-vis de ses subordonnés. Cependant, si l’on considère que la partie adverse va trop loin, il est préférable de marquer le coup afin de se faire respecter, la complaisance pouvant être assimilée à de la faiblesse.

　

Les relations personnelles sont de première importance et il convient d’accepter les invitations, les négociations se poursuivant bien souvent en dehors du lieu de travail. Les responsables d’entreprises coréennes apprécient de sortir le soir entre eux, mais aussi avec leurs interlocuteurs.

 

La notion de confidentialité ou de secret professionnel est très relative en Corée. Les données ou informations transmises à ses interlocuteurs sont souvent vite connues de tous, même en cours de négociation. Les négociations peuvent échouer à cause d’une publicité trop précoce.

 

Les relations professionnelles en Corée

 

Société confucéenne, la Corée attribue une place essentielle à la hiérarchie, fondée sur l’ancienneté. Chaque individu occupe un rang particulier dans la hiérarchie et il en résulte un goût prononcé pour le protocole et le cérémonial. Un responsable coréen d’administration ou d’entreprise veillera à ne rencontrer qu’un interlocuteur jugé d’un rang équivalent. D’où l’importance des titres qui figurent sur les cartes de visite et l’usage courant des curriculum vitae envoyés à l’appui d’une demande de rendez-vous. Beaucoup d’entreprises ont adopté, dans leur organisation, un système quasi-militaire. Le poids de cette hiérarchie a pu faire que l’ancienneté a longtemps primé sur le mérite. Ces dernières années néanmoins, de nombreuses entreprises ont progressivement introduit l’avancement au mérite et la rétribution aux performances. Longtemps garant de cohésion et d’égalitarisme communautaire, le système peut se révéler dommageable tant à la communication qu’à la productivité des entreprises. En effet, la communication devant toujours transiter par les supérieurs hiérarchiques, la prise de décision est parfois très longue.

Le principe de hiérarchie se combine en Corée avec le rôle prépondérant exercé par le groupe sur l’individu. Aux liens qui se tissent à l’école, à l’université, lors du service militaire ou dans l’entreprise s’ajoutent les solidarités qui se créent dans les cadres religieux, politique ou culturel. En établissant des relations de confiance avec vos partenaires coréens, vous pourrez les conduire à activer leurs réseaux de relations à votre avantage. Contrepartie légitime, ils attendront de votre part des services équivalents. 

 

Les cadeaux 

Les cadeaux font partie intégrante de la tradition coréenne des affaires. Les visiteurs étrangers se voient souvent remettre de petits présents. Il est donc recommandé de préparer des cadeaux. Pour un premier voyage, les articles de bureau au logo de son entreprise ou les symboles de sa région sont appropriés. Un objet d’une grande marque française, avec un bel emballage, est toujours apprécié. Si l’on destine un cadeau à tous ses interlocuteurs, il faut veiller à ce que la personne de plus haut rang reçoive le cadeau le plus prestigieux. Il n’est pas d’usage d’ouvrir les cadeaux devant la personne qui les offre.  

Au restaurant

 

La tradition coréenne veut que l’on mange autour d’une table basse assis en tailleur.  Il est impératif de se déchausser (prévoir des chaussettes en bon état).  La boisson alcoolisée nationale est le ‘soju’, que l’on sert a tour de rôle (on ne se sert jamais soi-même).  Partager un repas mais surtout une sortie ‘alcoolisée’ permet de tisser des liens entre les personnes.

 

Etiquette vestimentaire

Pour contacts officiels et d'affaires : tenue de ville exigée (veston + cravate pour les hommes).  Pour réceptions et repas du soir : tenue de ville.

De retour en Belgique, développer vos contacts

Les Coréens ont un grand sens de l’accueil, il est important de leur offrir en retour la même hospitalité.  Dans le cadre de vos contacts, il sera opportun de les inviter à se rendre en Belgique et ainsi ouvrir des possibilités de contacts concrets ultérieurement.