Déterminer le bon « INCOTERM » applicable à une transaction est essentiel pour sécuriser non seulement ses coûts et ses risques, mais aussi la bonne fin de l’opération commerciale.

Pour bien choisir un incoterm de la Chambre de Commerce Internationale, il convient pour le fournisseur au départ de son pays de :

• Connaître la logique des différentes familles d’incoterms et l’évolution des coûts et des risques au fur et à mesure de la progression de l’implication du vendeur à travers les incoterms E / F / C / D.
• Identifier clairement les risques encourus par la marchandise pendant le transport vers la destination finale. Il est cependant important de savoir que le fournisseur a toujours le devoir d’emballer la marchandise pour qu’elle arrive en bon état dans des conditions normales pour autant que le mode de transport (route, rail, maritime conteneurisé ou non, aérien ou combiné) et la destination finale soient indiqués dans le contrat ou le bon de commande, même dans le cas des incoterms EXW et FCA entrepôt du fournisseur.
• Instruire le transitaire ou le transporteur sur le type de mode de transport requis (p.ex. : container 20’, 40’ ou 45’ dry/High Cube / Open Top).
• Le fournisseur est responsable du bon arrimage sur le moyen de transport au départ de son entrepôt et fournit la marchandise emballée avec les symboles pour le placement des sangles, fourche de chariot élévateur, …. mais aussi indique le centre de gravité en cas de transbordement si on n’utilise pas de palettes.
• Toujours être à même de dédouaner la marchandise à l’exportation avec toutes les autorisations/documents requis (certificat sanitaire / phytosanitaire ou licence d’exportation par exemple).
• Connaître le code douanier applicable à son produit.
• Si le client est établi dans un pays avec accord de libre-échange avec l’Union européenne, le fournisseur devra établir des documents d’origine (EUR1) ou des déclarations d’origine sur facture (sans formalité préalable si montant inférieur à 6.000 EUR ou après obtention d’un numéro REX pour les montants supérieurs à 6.000 EUR) à condition qu’il puisse prouver que la marchandise soit d’origine européenne.
• Si la livraison est effectuée EXW, FCA entrepôt du transitaire du client au port ou à l’aéroport de départ ou FAS port de départ, il conviendra de demander au transitaire du client un FCR (Forwarder Certificat of Receipt) qui atteste que la marchandise a été reçue en bon état par le transitaire du client pour être expédiée irrévocablement à l’ordre du client.
• Si la livraison est effectuée FCA entrepôt du fournisseur, signer le document CMR avec le client final en destinataire ou si le transitaire souhaite être destinataire, demander un FCR comme dans le point précédent.
• Si la livraison est effectuée FOB, obtenir du transitaire du client le Bill of Lading avec comme expéditeur le fournisseur et le client comme destinataire et la mention « Freight Collect » ou « Freight payable at destination ».

Si le fournisseur ne livre pas la marchandise dans le pays du client, il convient que le contrat ou le bon de commande du client indique tous les documents nécessaires pour le pays de destination.

Certaines formalités ou certificats (p.ex. : inspection préalable à l’expédition par une société de surveillance) pouvant coûter relativement chers - surtout pour des exportations de faibles montants -, il convient de connaître ces éléments lors des négociations et de les intégrer dans le prix de vente.

Vincent REPAY - Conseiller en Commerce extérieur (septembre 2021)