On ne pilote pas des affaires en Russie au départ d’un fauteuil en Belgique. Le contact personnel est fondamental (le produit compte pour 50 % et le contact personnel pour les 50 autres % de la relation commerciale). La relation est « personnelle et directe » (entre les personnes), c’est-à-dire qu’une fois rentré en Belgique, il ne faut pas déléguer le suivi à une autre personne de l’entreprise ou croire qu’après un premier contact la relation pourra se maintenir via Internet.

Discours simples, objectifs clairs, propositions commerciales solides, produit compétitif (les Russes s’informent), prix préparés, documentation et courrier en russe, présence d’interprète (les Russes parlent russe), suivi actif et limitation du risque (prépaiements, lettres de crédit, mise à charge de l’acheteur du transport, du passage en douane, des certificats dans certains cas).

Pour une première prospection, la participation ou la visite de foires spécialisées reste la meilleure façon d’approcher le marché russe, puisqu’à ce moment de nombreux visiteurs ou exposants viennent des différentes parties de la Russie pour trouver des produits et contacts. La liste des foires en Russie est disponible sur www.exponet.ru  (« English » en haut à droite). Lors de ces foires, il faut prospecter, discuter, être actif, aller voir les autres exposants, partager les expériences, etc.

Les arcanes administratifs en Russie sont un véritable labyrinthe. Même si les services de professionnels (avocats, audits, bureaux spécialisés) peuvent paraître chers, n’attendez pas d’être face aux difficultés pour recourir à leurs services.

Pour entreprendre en Russie, il est primordial de garder en mémoire la notion de culture, en se rappelant que le ressortissant d’une culture donnée en utilise les instruments sans être même conscient de leur existence. Il les a acquis, il les transmet mais les tient pour innés et universels. Faire des affaires en Russie sera donc une question de maîtrise de l’environnement culturel de votre partenaire, de considération et de compréhension des normes, des coutumes et des habitudes.

Les partenariats

La plupart de sociétés actives en Russie disposent d’un ou de plusieurs partenaires russes, voire d’un bureau de représentation ou d’une filiale en Russie. Il est important de noter qu’un partenaire local s’avère être un avantage de taille sur le marché russe.

La confiance

La confiance est le fondement indispensable de toute relation commerciale avec des Russes. Faire des affaires à succès avec un Russe s’avère pratiquement impossible sans qu’il ait confiance en son interlocuteur. La confiance se construit avec du temps, c’est une évidence. En conséquence, le développement des affaires en Russie devrait s’accompagner d’un véritable engagement de la société belge et surtout de la personne responsable du marché. La patience est le mot d’ordre quand il s’agit de relations avec des Russes.

Les décideurs

Parallèlement à ce processus d’acculturation, le style de management traditionnel russe – très hiérarchique et autoritaire, presque despotique.

Aussi étrange que cela puisse paraître, bien souvent il est difficile d’identifier la personne qui détient le véritable pouvoir de décision. Et pourtant, c’est justement la relation avec cette personne qui sera décisive pour la réussite ou non de l’affaire.

Les introductions

Pour construire une relation solide avec les partenaires ou les clients russes et pour gérer efficacement les équipes russes,  il est vivement conseillé de se rendre sur place et de maintenir un contact personnel et permanent avec eux.

Les présentations sont importantes pour les hommes d’affaires russes. Elles se font de préférence par le biais d’un intermédiaire. Les entreprises capables de présenter de bonnes références auraient une longueur d’avance. Les présentations s’effectuent, en Russie, par ordre d'importance. Les noms complets sont utilisés ainsi que les positions. Les titres sont, de même, très importants.

Pendant les affaires

Les hommes d’affaires russes ne montrent pas facilement leurs émotions, ce qui n’empêche point certains débordements lors des discussions animées. Les Russes sont de nature méfiante, surtout sur les premiers stades de partenariat.

Comparativement à d’autres cultures, les Russes sont encore fort attachés à la parole, à l’engagement, à l’honneur. Ils sont d’ailleurs souvent décrits comme honnêtes par leurs partenaires occidentaux. Les russes se distinguent également par leurs efficacité et compétences.

Les Russes n’ont pas l’habitude de se projeter à long terme, ils raisonnent en termes de profits et de résultats immédiats. Ce trait culturel est profondément ancré dans la culture russe, il tient racine dans l’histoire du pays. De fait, depuis des siècles, le peuple russe a vécu dans des conditions d’incertitude et d’impuissance face aux pouvoirs en place.

D’un point de vue plus pratique, il serait judicieux d’exploiter le fait que les cadeaux et les incentives sont une monnaie courante dans le monde des affaires russe. Ces signes d’attention sont très appréciés. Un simple souvenir, une bouteille de vin ou une boîte de chocolat contribueront à l’établissement de bonnes relations interpersonnelles avec le partenaire russe.

Attitudes et comportements

Les hommes d’affaires russes font preuve de persévérance et de bonne volonté face à des difficultés. Ils disposent ainsi des qualités entrepreneuriales affirmées. L’originalité et la créativité des Russes quant aux solutions apportées vous étonneront.

Les compétences techniques sont une des forces des Russes, et ils s’attendent d’avoir affaire à des interlocuteurs du même niveau.

Les Russes sont très indépendants dans leur gestion et rechignent aux devoirs de reporting et au respect de procédures imposés par leurs partenaires étrangers ou la maison-mère, pour les filiales.

La communication et la barrière linguistique

La question linguistique revêt une très grande importance dans les relations avec les hommes d’affaires. En Russie, l’anglais n’est pas encore devenu la lingua franca du business. La majorité des hommes d’affaires occupant des positions managériales ont plus de 50 ans et ne parle donc pas ou très mal l’anglais. Cette barrière linguistique a été souvent évoquée comme une difficulté majeure. Parler le russe en Russie vous ouvre des portes, facilite la communication et favorise les relations. Dans le cas contraire, la présence d’un traducteur professionnel est essentielle.

La communication peut s’avérer parfois plus difficile avec les Russes, surtout au début, quand la relation de confiance n’est pas encore établie. Il est vivement conseillé de préférer les contacts personnels aux discussions par mails ou par téléphone.

Les sujets de discussion

Il vaut mieux éviter les sujets politiques qui se prêteraient à des polémiques. Dans le contexte actuel, les principaux sujets problématiques sont l’Ukraine et l’annexion de la Crimée, et le conflit en Syrie. Faute de certitude quant à la position de votre interlocuteur par rapport au pouvoir en place dans le pays, il est déconseillé de s’aventurer sur ce terrain.

De l’autre côté, les sujets tels que la famille, les voyages, les passe-temps favoris etc. sont susceptibles de mettre votre interlocuteur russe à l’aise et sont donc propices au bon contact. De manière générale, les Russes parlent beaucoup plus facilement de leur vie privée que les Belges.

Les négociations et le contrat

Etonnement, les négociations avec les Russes ne semblent pas constituer une difficulté majeure pour les entrepreneurs belges. Les Russes ne seraient pas de bons négociateurs et ne marchanderaient presque pas. Cependant, ils sont très durs dans le débat, leur fierté naturelle les empêchant d’accepter les compromis. Cependant, cela ne signifie pas qu’il faille accepter tout sans débat. Les Russes respectent la fermeté et le raisonnement sans faille.

Les longues présentations théoriques sont inutiles, les entrepreneurs russes sont très techniques et précis. Passez directement à l’essence de votre proposition, démontrez l’intérêt concret qu’elle représente pour votre interlocuteur, et vous capterez son attention.

Le formalisme russe est légendaire. Les contrats sont très formels et très respectés en Russie. Cependant, un simple accord verbal représente autant de valeur pour les Russes qu’un contrat officiel.

« Occidentalisation »

Il existe une tendance d’occidentalisation du style de management et de la façon de travailler de certaines sociétés russes. Ce phénomène est surtout véhiculé par des hommes d’affaires jeunes, ceux qui ont l’occasion de voyager et d’entretenir des contacts réguliers avec des Occidentaux.

Après les affaires

Les tensions éventuelles liées au business ne sont pas transposées dans les relations interpersonnelles. Une fois sortis de la salle de réunion, les Russes laissent les différends derrière eux et redeviennent très amicaux, bavards et ouverts.

Il ne faut pas sous-estimer l’importance des invitations au restaurant. C’est autour d’un repas que vous aurez le plus de chances de gagner la confiance et l’amitié des Russes.